Datenschutz
Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO
Stand: 30.09.2026
1. Verantwortlicher
Steuer-Online MF GmbH
Gesellschaft zur Entwicklung von Software für steuerberatende Berufe mbH
Wallstr. 7, 66740 Saarlouis
Geschäftsführer: Martin Frankenreiter
E-Mail: info@steuer-online.de
2. Datenschutzbeauftragter
Für die Steuersoft GmbH und die Steuer-Online MF GmbH ist folgender externer Datenschutzbeauftragter benannt:
Nina Rümmele
Perfekter Datenschutz (OT) GmbH
Am Paradeplatz 20, 69126 Heidelberg
E-Mail: Kunden@perfekter-datenschutz.de
Telefon: 069 2475 10 260
Fragen zum Datenschutz können Sie an den Datenschutzbeauftragten oder an die oben genannte E-Mail-Adresse richten.
3. Worum es geht
Steuersoft AI umfasst zwei Werkzeuge für steuerberatende Berufe: den SteuerCheck (Prüfung einer Steuererklärung vor der Abgabe anhand des Versandprotokolls) und die Bescheidanalyse (Abgleich eines Steuerbescheids mit der Erklärung, Fristen, Einspruchsentwurf). Das Angebot richtet sich an Kanzleien und Beratungsstellen, nicht an Privatpersonen.
4. Hochgeladene Dokumente und Mandantendaten
Versandprotokolle und Bescheide enthalten personenbezogene Daten der Mandantinnen und Mandanten. Für diese Daten ist die nutzende Kanzlei bzw. Beratungsstelle Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich, um die angeforderte Prüfung durchzuführen (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die zugleich die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG enthält.
- Die Dokumente werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nach der Auswertung verworfen. Sie werden nicht auf Datenträgern abgelegt.
- Das Ergebnis wird an Ihren Browser übermittelt und nicht bei uns gespeichert.
- Ausnahme bei der Anbindung an das Steuersoft-Programm: Dateien, die zwischen Programm und Web-Oberfläche übergeben werden, liegen bis zur Abholung, längstens 24 Stunden, in einer der Lizenz zugeordneten Übergabeablage und werden danach automatisch gelöscht.
5. KI-gestützte Funktionen
Die Kernprüfung ist regelbasiert und läuft ohne künstliche Intelligenz. Einzelne Funktionen nutzen Sprachmodelle:
- Einordnung der Erläuterungen des Finanzamts: Der Text wird vor der Übermittlung pseudonymisiert (u. a. Namen, Anschriften, Steuer- und Identifikationsnummern, Bankverbindungen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden durch Platzhalter ersetzt).
- Begründungsbausteine und Rechtsprechungsrecherche für einen Einspruch: nur, wenn Sie die Funktion ausdrücklich auslösen. Übermittelt werden ausschließlich der strittige Punkt, die Beträge und die pseudonymisierte Begründung des Finanzamts — kein Name, keine Steuernummer, kein Dokument.
Die Bausteine, die Recherche und die Einordnung laufen über eigene Dienste der Steuer-Online MF GmbH in Rechenzentren in Deutschland. Diese nutzen die Sprachmodelle über Amazon Web Services (Amazon Bedrock); die Anfragen werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Nach den Bedingungen von AWS erhalten die Modellanbieter keinen Zugriff auf Eingaben und Ergebnisse, und die Inhalte werden nicht zur Verbesserung der Modelle verwendet. AWS kann Eingaben und Ergebnisse befristet zur Erkennung von Missbrauch speichern. KI-Ergebnisse sind als solche gekennzeichnet und durch die berufsbefugte Person zu prüfen.
6. Anmeldung
Die Anmeldung erfolgt über einen Anmeldelink per E-Mail (zugelassen sind nur bestimmte Unternehmensdomains), aus dem Steuersoft-Programm heraus über ein Lizenz-Token oder — nur innerhalb des Firmennetzes — über ein Zugangspasswort.
- Ihre E-Mail-Adresse wird verwendet, um den Anmeldelink zu versenden (E-Mail-Dienstleister: IONOS SE). Der Link ist 15 Minuten gültig und nur einmal verwendbar; gespeichert wird dafür nur eine zufällige Kennung des Links, nicht Ihre Adresse.
- Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (8 Stunden gültig, nicht per Skript auslesbar). Es enthält Ihre Anmeldekennung in signierter Form und dient allein der Zugangskontrolle. Weitere Cookies, Tracking oder Werbung gibt es nicht.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Angebots); für das Cookie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
7. Server-Protokolle
Beim Aufruf der Seiten protokolliert der Webserver Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Statuscode, übertragene Datenmenge und den Browsertyp. Die IP-Adresse wird dabei gekürzt (letzter Block entfernt), so dass sie keinem einzelnen Anschluss mehr zugeordnet werden kann. Uploads, Anmeldelinks und alle Programmschnittstellen werden nicht protokolliert. Die Protokolle dienen der Betriebssicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach 14 Tagen gelöscht.
8. Statistik und Qualitätsverbesserung
- Wir zählen Nutzungen anonym (z. B. Anzahl der Prüfungen je Tag, Steuerart, Veranlagungsjahr, ob die Auswertung gelungen ist) — ohne Inhalte, Beträge oder Personenbezug.
- Wenn Sie einen Hinweis mit 👍/👎 bewerten, speichern wir nur die Bewertung zusammen mit der Kennung des Hinweises, Steuerart und Veranlagungsjahr.
- Inhalte aus Bescheiden oder Erklärungen verwenden wir nicht für eigene Zwecke. Nur wenn Ihre Kanzlei dem in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ausdrücklich zugestimmt hat (Nr. 9, freiwillig und jederzeit widerrufbar), speichern wir bei einer Korrektur der Einordnung den betreffenden Satz pseudonymisiert mit der Korrektur — ohne Zuordnung zu Kanzlei, Mandant oder Dokument.
- Zum Nachweis der Vereinbarung speichern wir, welches Konto wann welcher Fassung zugestimmt hat und welche freiwilligen Zwecke gewählt wurden (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO), für die Dauer der Nutzung und darüber hinaus, solange Nachweispflichten bestehen.
9. Hosting
Die Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Die Verbindung ist durchgehend nach dem Stand der Technik verschlüsselt (TLS). Schriften, Skripte und Grafiken werden ausschließlich von unseren eigenen Servern geladen; Drittanbieter-Inhalte werden nicht eingebunden.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland.